Jak założyć w pełni zdalną firmę w 2022 r.

Czy myślisz o rozpoczęciu zdalnej działalności gospodarczej? Praca w domu szybko staje się trendem w świecie biznesu - przewiduje się, że do 2021 r. 1 na 4 Amerykanów będzie pracować zdalnie. Popularność wirtualnych firm wynika w dużej mierze z większej wydajności i oszczędności, jakie oferują.

Michelle Thomas, specjalistka ds. marketingu z firmy scanteam, w tym artykule przygotowała przewodnik po zdalnym biznesie.

Czym jest zdalna działalność gospodarcza?

Zdalna działalność gospodarcza to firma, w której pracownicy pracują w domu lub gdziekolwiek chcą. Niektóre z tych firm mają swoje siedziby, ale firmy w pełni zdalne nie mają biur, do których muszą się zgłaszać, a pracownicy mogą pracować w dowolnym miejscu na świecie. Firmy te oszczędzają na kosztach budynku biurowego i kosztach transportu. Otworzyły drzwi dla szerszego grona utalentowanych osób z całego świata, poszukujących lepszych możliwości zatrudnienia.

Jak sprawić, by Twoja firma była w pełni zdalna?

Jeśli planujesz założenie w pełni zdalnej firmy, musisz poznać niektóre z typowych kroków podejmowanych przez firmy zdalne. Możesz także zwrócić się o pomoc do ied.eu; ich doświadczenie i spostrzeżenia umożliwiły realizację małych i dużych projektów biznesowych.

Oto kilka wskazówek dla firm zdalnych, które ułatwią Ci rozpoczęcie działalności:

1. 1. Zorganizuj odprawę z szefami i pracownikami zaangażowanymi w tworzenie firmy

Jeśli przechodzisz z pracy w biurze na pracę zdalną, musisz zaplanować spotkanie z szefami firmy. Dzięki temu będą oni mieli okazję podzielić się swoimi przemyśleniami na temat sposobu wdrożenia nowego systemu. Możesz wyznaczyć sekretarkę, która będzie spisywać przebieg spotkania i przekazywać plan i zalecenia pozostałym pracownikom. Następnie, gdy wszyscy się zgodzą, możesz rozpocząć instruktaż dotyczący potencjalnej konfiguracji - sprzętu, zasad, harmonogramów i innych kwestii.

2. Opracuj wytyczne dotyczące pracy zdalnej

Praca online rządzi się innymi prawami niż praca w tradycyjnym biurze, zwłaszcza że komunikacja jest inna i wymaga etykiety czatu. Musisz upewnić się, że wszyscy pracownicy przestrzegają wytycznych, w przeciwnym razie może dojść do nieporozumień, które mogą prowadzić do sporów między zespołem a klientami.

Oto kilka wskazówek i zasad dotyczących pracy, które mają zastosowanie w firmach zdalnych:

• Przypomnij swoim pracownikom, aby nadal rejestrowali swój czas pracy. Pomoże to śledzić płatne godziny pracy, spóźnienia i nieobecności.
• Podobnie jak w tradycyjnym biurze, dodaj zasady dotyczące umów o pracę i rezygnacji z pracy.
• Ustal główne wytyczne dotyczące komunikacji, w tym sposób odbywania spotkań.
• Możesz uwzględnić harmonogram pracy i godziny przeznaczone na pracę zdalną oraz sposób rotacji harmonogramów. Należy pamiętać o wskazaniu dni wolnych od pracy, urlopów i dni wolnych, które przysługują pracownikom.
• Można również dodać planer dzienny, który monitoruje, czy pracownicy wykonali swoje codzienne zadania. Dzięki temu pracownicy będą wiedzieli, czy terminy zostaną dotrzymane, a Ty będziesz mógł w odpowiednim czasie udzielać im upomnień i nagan.

3. Ogłaszaj proces zatrudniania z podaniem szczegółowych informacji i określ oczekiwania wobec kandydatów

Dzięki zdalnej konfiguracji masz do dyspozycji szerszą pulę kandydatów na pracowników, ponieważ możesz zatrudniać na całym świecie i wybierać najlepszych kandydatów, którzy kwalifikują się na dane stanowisko. Możesz jednak wykorzystać te talenty na swoją korzyść tylko wtedy, gdy Twoje ogłoszenia o zatrudnieniu dotrą do wielu osób.

Aby to osiągnąć, możesz zastosować się do kilku poniższych wskazówek:

• Zamieść ogłoszenie na stronach internetowych, na których osoby poszukujące pracy na całym świecie zazwyczaj szukają pracy online, takich jak jobstreet, upwork i innych.
• Zamieść wszystkie ważne informacje o pracy (zwłaszcza o korzyściach), aby mieć przewagę nad innymi firmami zatrudniającymi
• Upewnij się, że przedstawiłeś pracownikowi swoje oczekiwania, tak aby zgłaszali się tylko ci, którzy mają odpowiednie kwalifikacje. Pozwoli to uniknąć stosu CV, które nie są odpowiednie na dane stanowisko.
• Zamieść swoje dane kontaktowe, aby ułatwić komunikację z kandydatami i ich zapytaniami. Reagowanie i kontakt z potencjalnymi pracownikami pokazuje im, że będziesz o nich dbał, gdy będą pracować w Twojej firmie.

4. Znajdź odpowiednią technologię i oprogramowanie

Kluczem do udanej konfiguracji online dla Twoich pracowników jest wykorzystanie wysokiej jakości technologii i w pełni funkcjonalnego oprogramowania, które wytrzyma cały harmonogram pracy. Niektóre z potrzebnych urządzeń to:

• Laptop lub komputer stacjonarny: zapewnij im dużą pojemność pamięci, aby mogli przechowywać pliki niezbędne dla firmy.
• Połączenie z Internetem: możesz zaoferować swoim pracownikom routery wifi, aby umożliwić im połączenie z Internetem w celu dokonywania transakcji online i obsługi klientów.
• Słuchawki: najlepiej sprawdzają się podczas komunikacji w wirtualnych salach konferencyjnych, aby tłumić hałas i odpowiadać na telefony klientów
• Kamera internetowa: używana podczas spotkań, aby umożliwić interakcję i kontakt z zespołem
• Zewnętrzny dysk twardy: do przechowywania kopii zapasowych ważnych plików firmy.

Oprogramowanie potrzebne do prowadzenia działalności zależy od kategorii firmy. Jeśli koncentrujesz się na sprzedaży produktów, możesz skorzystać z platform sprzedaży internetowej.

5. Zaplanuj godziny pracy

Praca zdalna oznacza elastyczny czas wykonywania pracy. Niektóre zadania mogą jednak wymagać wykonania w określonym czasie. Dlatego należy zaplanować godziny pracy dla swoich pracowników. Ważne jest, aby mimo pracy zdalnej zachować zdrowe środowisko pracy. Aby uniknąć nieporozumień i opóźnień w realizacji zadań, upewnij się, że harmonogram jest uzgadniany z pracownikami.

Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby ograniczyć godziny pracy i stworzyć dobre środowisko dla swoich pracowników:

• Sporządzenie harmonogramu czasu pracy
• Upewnij się, że w przerwach między pracą mają czas na odpoczynek
• W razie potrzeby zapewnij im urlop, czas na odpoczynek i zwolnienie lekarskie
• Rozmawiaj z pracownikami o ich dyspozycyjności, zwłaszcza jeśli pracownicy pochodzą z całego świata
• Wyjaśnij zasady dotyczące godzin pracy.

6. Zaplanuj spotkania dotyczące raportów tygodniowych i miesięcznych

Raporty tygodniowe i miesięczne są niezbędne do śledzenia postępów w pracy. Organizowanie spotkań daje pewność, że mimo zdalnej obecności, nadal możesz sprawdzać i kontrolować ich pracę. Podczas takich spotkań można przekazywać konstruktywne informacje zwrotne i pomagać im w doskonaleniu ich pracy.

Należy poinformować pracowników, kiedy i o której godzinie odbędzie się spotkanie, tak aby nie było konfliktu z harmonogramem, a oni zdążyli przygotować się do swojego raportu. Pomaga to również pracownikom rozwijać umiejętności komunikacyjne i zwiększa ich pewność siebie.

7. Szkolenie i kształcenie pracowników

Ponieważ praca zdalna różni się od pracy w biurze, pracownicy muszą przyjąć inną strategię efektywnej pracy. Konieczne jest przeszkolenie ich, aby wskazać im, co należy robić zdalnie, zwłaszcza że nie widzisz, co robią fizycznie. Szkolenia dają także pewność, że pracownicy są na bieżąco i gotowi do pracy.

Poza szkoleniami istotne jest, aby edukować pracowników, jak wydajnie pracować w domu i zapewnić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Należy również uczulić ich, aby nie kontaktowali się z nikim po godzinach pracy, nawet jeśli praca jest wykonywana zdalnie. Ważne jest, aby przestrzegać godzin pracy i dać im czas na odpoczynek.

8. Zapoznanie się z narzędziami, aplikacjami i witrynami do pracy zdalnej

Aby efektywnie pracować zdalnie, należy korzystać z różnych narzędzi, aplikacji i stron internetowych. Są one kluczem do ukończenia pracy, dlatego też należy zadbać o to, aby tak samo było w przypadku pracowników.

Należy sprawdzić, czy narzędzia zdalne działają i są efektywne dla pracowników.

Jeśli nie, należy poszukać lepszych narzędzi lub zaktualizować obecne, aby zapewnić lepsze wyniki.

9. Organizowanie zdalnych zajęć integrujących zespół

Nie zapomnij o zorganizowaniu zabawnych zajęć dla zespołu, które pozwolą mu zbudować silne relacje w pracy. Pomaga to także przypomnieć pracownikom zdalnym, którzy czują się samotni, że istnieją wspaniali ludzie, którzy mogą im pomóc. Możesz zaplanować regularne wyjścia lub spotkania zespołowe, w zależności od dostępności zespołu. Na przykład, można wspólnie grać w gry online, a w przypadku pracowników lokalnych i mieszkających w pobliżu można zaplanować kolację lub inne zajęcia na świeżym powietrzu.

Według badań przeprowadzonych przez Uniwersytet w Warwick, szczęście zwiększa wydajność pracowników o 12%. Oto kilka innych ciekawych zajęć, których może spróbować Twój zespół:

• Warsztaty opowiadania historii
• Wirtualna impreza taneczna
• Wirtualne ciekawostki w pubie
• Rzemieślnicze wyzwanie
• Coworking
• Nagrania wideo
• "Gra "Czy naprawdę znasz swoją drużynę?
• Quiz online

Podsumowanie

Konfiguracja pracy zdalnej wymaga wiele pracy, ale jest bardzo opłacalna - wymaga mniejszych kosztów na zasoby biurowe, daje dostęp do szerszej puli talentów na całym świecie i oferuje elastyczne godziny pracy dla pracowników. Możesz rozpocząć działalność zdalną, planując ją wraz ze swoim zespołem, a zanim się obejrzysz, odniesiesz sukces i zyskasz zaufanie wielu klientów i pracowników.